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Ab 01. Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht für viele Unternehmen. Bis dahin müssen Systeme vorhanden sein, die das Versenden und Empfangen von standardisierten E-Rechnungen unterstützen. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um dieses wichtige Thema und zeigt auf, welche Vorteile die E-Rechnung für Unternehmen hat und was sie tun können, damit die Umstellung reibungslos gelingt.
Die E-Rechnung ist eine Rechnung in elektronischer bzw. digitaler Form. Sie wird dabei komplett digital erstellt, versendet und archiviert. Die E-Rechnung wird immer im XML-Format erstellt, sodass sämtliche Einträge wie Rechnungsnummer, Leistungen, etc. maschinenlesbar sind. Eine eingescannte Papierrechnung oder eine Rechnung im PDF-Format ist deshalb keine E-Rechnung.
Der E-Rechnung liegt ein standardisiertes Format zugrunde, das Unternehmen verwenden müssen. Dadurch soll gewährleistet werden, dass der Austausch von Rechnungen einfach und effizient ist.
Ab dem 01. Januar 2025 sind Unternehmen zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet, sofern sie Rechnungen an öffentliche Behörden oder an B2B-Kunden stellen. Gemäß dem Wachstumschancengesetz gelten dabei jedoch Übergangsfristen, die den Unternehmen genügend Zeit zur Umstellung auf die E-Rechnung einräumen sollen:
Die standardisierte E-Rechnung soll die Rechnungsstellung vereinfachen und effizienter gestalten. Zudem soll dadurch der Papierverbrauch reduziert werden, was ganz im Sinne des digitalen Zeitalters ist. Zu einem späteren Zeitpunkt soll auch ein EU-weites Meldesystem dazukommen.
Wird eine E-Rechnung versendet, wird dies einer zentralen Meldestelle mitgeteilt und der Vorgang dort hinterlegt. So wird jede Rechnung, die zwischen Unternehmen und Behörden ausgetauscht wird, offiziell erfasst. Das soll Umsatzsteuerbetrug verhindern und Finanzämtern die Wirtschaftsprüfung erleichtern.
Auch wenn die Umstellung auf die E-Rechnung mit Aufwand und Kosten verbunden ist, hat sie für Unternehmen viele Vorteile. Sie kann per Template sehr einfach erstellt werden, und bei Nutzung von spezieller Software wird sie sogar automatisch versendet.
Auf Seite des Empfängers werden die relevanten Daten aus der E-Rechnung automatisch extrahiert und dem Empfänger zur Prüfung vorgelegt. Die Freigabe kann so sehr schnell erfolgen. Mit Hilfe von moderner Buchhaltungs-Software kann nach der Freigabe sogar die Bezahlung der Rechnung automatisiert zum Fälligkeitsdatum erfolgen.
Führen Unternehmen ein System zum automatischen Versand und Erhalt von E-Rechnungen ein, sparen sie auf Dauer Kosten und haben weniger Aufwand. Die E-Rechnungen werden im System archiviert und stehen dort Wirtschafts- und Finanzprüfern jederzeit zur Verfügung.
Es fallen außerdem keine Kosten mehr für Papier, Porto und Briefumschläge an, falls bisher Rechnungen in Papierform versendet wurden. Auf diese Weise geht auch keine Rechnung mehr auf dem Postweg verloren und wird nachverfolgbar zugestellt.
Damit das Versenden und Empfangen von E-Rechnungen reibungslos funktioniert, benötigen Versender und Empfänger eine Software, die die E-Rechnung erstellt bzw. die Daten daraus extrahiert.
Die Software kümmert sich bei der Erstellung darum, dass sie in das richtige XML-Format geschrieben wird. Die Software beim Empfänger extrahiert beim Erhalt die Daten aus der Rechnung wieder.
Hat der Empfänger noch nicht auf den E-Rechnung-Empfang umgestellt, ist es sinnvoll, die E-Rechnung zusätzlich zum XML-Format auch als PDF-Dokument erstellen zu lassen. Für diese hybride Form der E-Rechnung gibt es den Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). So kann zusätzlich zur XML-Rechnung auch noch eine PDF-Rechnung versendet werden, die leichter von Menschen gelesen werden kann.
Mittlerweile gibt es schon Buchhaltungs-Software, die das Versenden, Empfangen, Bezahlen und Archivieren von E-Rechnungen gemäß Standard und Gesetz automatisiert erledigt. Eine solche Software ist die beste Wahl für Unternehmen, die schon jetzt auf die E-Rechnung umstellen und für die Zukunft gewappnet sein wollen.
Die E-Rechnung erleichtert Unternehmen die Rechnungsstellung erheblich – vorausgesetzt, sie nutzen die richtige Software dazu, denn nur mit dieser gelingt die Umstellung reibungslos.
Zum Erstellen, Versenden und Empfangen ist immer eine Software notwendig. Noch leichter können es sich Unternehmen machen, wenn sie eine Buchhaltungs-Software wählen, die die Rechnungen auch automatisch begleicht und archiviert. Damit laufen sehr viele Prozessschritte automatisch ab und sparen auf lange Sicht den Unternehmen erhebliche Kosten.
