Die Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung für Dienstreisende

Digitale Reisekostenabrechnung Vorteile

Die Anzahl der Dienstreisen in einem Unternehmen nimmt wieder kontinuierlich zu, da der persönliche Kontakt zu Geschäftspartnern, Kunden und weiteren Dritten nicht ansatzweise durch Online-Meetings ersetzbar ist. Noch dazu lässt sich ein Betrieb auf diese Weise besser repräsentieren und die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses eines neuen Projekts oder Ähnlichem wird, dank dem größeren Vertrauen in eine anwesende Person, erhöht. Allerdings haben sich Dienstreisen bislang häufig als aufwändig und kompliziert herausgestellt, da die betroffenen Mitarbeiter üblicherweise in Vorkasse treten mussten und bei der Buchhaltung viel zusätzliche Arbeit aufgrund der Reisekostenabrechnung angefallen ist.

Doch dies muss in der heutigen Zeit von Digitalisierung und technischen Tools sowie Apps nicht mehr sein, da es mittlerweile auch dafür eine passende Lösung gibt – die digitale Reisekostenabrechnung. Wie dies genau funktioniert und welche Vorzüge sich daraus ergeben, erfährt man im Folgenden.

Bisherige Probleme bei der manuellen Reisekostenabrechnung

Leider ergeben sich im Zuge einer manuellen Reisekostenabrechnung immer wieder Schwierigkeiten, die in der Regel schlussendlich bei der Buchhaltung hängen bleiben. Deshalb haben es sich viele verschiedene Anbieter, wie unter anderem Moss und Co., es sich zur Aufgabe gemacht, eine Lösung anzubieten, um vor allem die folgenden drei Fehlerquellen, die meist mit hoher Wahrscheinlichkeit auftreten, vermeiden zu können:

#1 Fehlende Dokumente

fehlende Dokumente bei der ReisekostenabrechnungEine grundlegende Voraussetzung für eine reibungslose, manuelle Reisekostenabrechnung beginnt bei den Mitarbeitern und dem sorgfältigen und chronologischen Sammeln aller anfallender Belege. Jedoch gestaltet sich dies unterwegs nicht immer so einfach, da man sich zum einen in einer ungewohnten Umgebung außerhalb der gewohnten Routine befindet und sich zum anderen die Ausgaben schnell summieren können. Die Folge davon sind fehlende Dokumente und keine klare Trennlinie zwischen privaten und geschäftlichen Zahlungen, wodurch der benötigte Zeitaufwand der Buchhaltung stark ansteigt.

#2 Hohe Fehleranfälligkeit

Hohe Fehleranfälligkeit bei der AbrechnungEin kleiner Zahlendreher oder Tippfehler reicht schon aus, um falsche Erstattungen oder höhere Kosten zu verursachen. Dabei gilt jedoch, je später ein Missgeschick erkannt wird, desto kostspieliger ist dessen Berichtigung. Gerade bei einer manuellen Reisekostenabrechnung, bei der fast ausschließlich mit Zahlen gearbeitet wird, sind daher Fehler meist schon vorprogrammiert. Noch dazu kommt, dass es bei einer Vielzahl an Belegen und Ausgaben schnell unübersichtlich und schwer nachvollziehbar werden kann, wodurch die Fehleranfälligkeit zusätzlich noch steigt.

#3 Berücksichtigung von Vorschriften

Berücksichtigung von Vorschriften bei der ReisekostenabrechnungNeben dem Steuergesetz und der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungspflicht kann es zudem noch unternehmensinterne Vorschriften geben, die eine manuelle Reisekostenabrechnung zusätzlich erschweren können. Des Weiteren spielt das Finanzamt ebenfalls eine entscheidende Rolle, da es ganz besonders auf die Sorgfältigkeit und Genauigkeit achtet und bereits bei kleinen Abweichungen und fehlenden Dokumenten nachträglich einen Nachweis verlangen und im schlimmsten Fall sogar von einer Steuerhinterziehung ausgehen kann.

Diese Vorteile bietet eine digitale Reisekostenabrechnung

Um nicht nur den Zeit- und Arbeitsaufwand zu reduzieren, sondern zugleich auch die Fehleranfälligkeit der manuellen Reisekostenabrechnung zu minimieren, ist es empfehlenswert als Unternehmen auf eine digitale Dienstreiseverwaltung umzusteigen. Dafür bieten sich heutzutage eine große Auswahl an verschiedenen Tools und Anbietern an, wobei vor allem diese zu den größten Vorteilen einer digitalen Reisekostenabrechnung zählen:

  1. Ressourceneinsparungen: In der Regel kommt mit einer digitalen Dienstreiseverwaltung eine entsprechende App einher, mit der es den Mitarbeitern möglich ist, alle anfallenden Belege im Handumdrehen, mittels eines Fotos, online hochzuladen. Die damit eingehende automatische Erfassung und Verarbeitung führt zu enormen Zeit-, Arbeits- und Kosteneinsparungen für die Buchhaltung, wovon wiederum das gesamte Unternehmen an sich profitiert, da sich sowohl die Finanzabteilung als auch die Dienstreisenden sich auf ihre wesentlichen Aufgaben fokussieren können.
  2. Fehlerminimierung: Dank der Nutzung einer Software können menschliche Fehler beträchtlich reduziert werden. Noch dazu werden die Daten auf Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit geprüft, wodurch sich ebenfalls das Risiko gesetzlicher Vergehen stark minimieren lässt.
  3. Verbesserte Zusammenarbeit: Eine digitale Dienstreiseverwaltung ermöglicht zudem eine effiziente Zusammenarbeit mit Dritten, beispielsweise durch den direkten Datenexport über eine DATEV-Schnittstelle. Außerdem sind solche Tools so ausgelegt, dass sie sich ohne Schwierigkeiten in bereits bestehende Systeme integrieren lassen, wodurch es zu keinen großen Anpassungen kommt.

Natürlich ergeben sich noch viele weitere Vorzüge aus der Nutzung einer digitalen Reisekostenabrechnung, wobei sich diese auch nach dem Umfang und den gebotenen Funktionen eines Tools richten.

Was man bei der Auswahl einer Reisekostenabrechnungs-Software beachten muss

Die Auswahl an digitalen Reisekostenabrechnungs-Tools nimmt stetig zu, weshalb es empfehlenswert ist, vorab festzulegen, welcher Softwarebedarf besteht, da sich dieser von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden kann. Dabei können besonders diese Faktoren entscheidend sein:

  • Unternehmensgröße
  • Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter
  • Häufigkeit der stattfindenden Dienstreisen
  • Branche

Je nachdem können bereits kostenlose Lösungen, die zwar teilweise stark in ihren Funktionen eingeschränkt sind, ausreichend sein. Für andere Betriebe kommen hingegen sogenannte Komplettlösungen in Frage, mit denen man nicht nur die Verwaltung von Reisekosten abwickeln kann. Sprich, diese eignen sich speziell für Unternehmen, die vermehrt auf Digitalisierung setzen. Des Weiteren bieten viele Anbieter eine kostenlose Testphase an, die man auf alle Fälle nutzen sollte!

Fazit zur digitalen Reisekostenabrechnung

Fazit Dienstreisen gehören heutzutage zum Arbeitsalltag dazu, da sie sehr nützlich und vorteilhaft für Unternehmen sind. Doch damit geht auch eine Reisekostenabrechnung einher, die sich bisher als sehr arbeits- und zeitaufwändig, vor allem für die Buchhaltung, gestaltet hat. Allerdings bieten sich im Zuge der Digitalisierung entsprechende Tools für eine digitale Reisekostenabrechnung an.

Nicht nur lassen sich dadurch wertvolle Ressourcen einsparen und Fehler minimieren, sondern zudem verbessert sich die Zusammenarbeit mit Dritten, wie dem Finanzamt. Die Integration einer solchen Software gestaltet sich normalerweise äußerst reibungslos und einfach und dank der großen Auswahl an verschiedenen Anbietern lässt sich bestimmt eine geeignete digitale Reisekostenabrechnung für die jeweiligen Bedürfnisse finden.